Gestión de proyectos en la nube

Como ingeniero eléctrico y gestor de proyectos, he tenido la suerte de trabajar en algunos proyectos energéticos muy interesantes. Estos proyectos también me han permitido utilizar algunos de los programas más potentes del planeta. Algunas han mejorado espectacularmente mi productividad, mientras que otras han causado más problemas de los que han resuelto.

¿Qué he aprendido?

El auge del software como servicio (SaaS) basado en la nube ha cambiado la forma de hacer negocios de muchas empresas. El pago por usuario permite a las pequeñas empresas, en particular, aumentar su suscripción en función de su plantilla. Este principio permite a Incite Energy utilizar algunas de las mejores herramientas disponibles, sin la inversión inicial y la infraestructura que se requerían en el pasado.

¿Cómo permite SaaS una buena gestión de proyectos?

Hasta ahora, mi trayectoria en la gestión de proyectos me ha llevado a intentar aplicar dos principios fundamentales a cada uno de mis proyectos:

• Haga las cosas una vez y hágalas bien
• Trabajar de forma más inteligente, no durante más tiempo

Estos principios también deberían aplicarse a los sistemas de gestión de proyectos.

Quiero poder introducir un dato una vez y que se mantenga a lo largo de todo el proyecto. Esto significa menos tiempo introduciendo datos y más tiempo entregando proyectos.

En nuestro caso, utilizamos WorkflowMax para realizar un seguimiento seguro de un proyecto desde la oportunidad inicial hasta el cierre del proyecto. Puedo elaborar un presupuesto y trasladar esa misma información a las órdenes de compra, las facturas y los informes del proyecto. Y como WorkflowMax es propiedad de Xero, también se encarga de la contabilidad de nuestros proyectos.

Antes de que empiece a buscar un descargo de responsabilidad, no nos han pagado por promocionar WorkflowMax o Xero, sólo somos clientes satisfechos.

Introduzca la información del cliente o proveedor una vez, y aparecerá en cualquier documento que creemos para ellos. ¿Han cambiado de oficina o de punto de contacto? Eso también está bien. Actualícela una vez y cualquier documento nuevo (o reimpresión de documentos antiguos) contendrá la nueva información. Nuestro personal puede incluso introducir hojas de horas utilizando su teléfono móvil y la tarea/proyecto correspondiente se actualizará automáticamente.

Introducir la información una sola vez no sólo ahorra tiempo, sino que también ayuda a reducir errores y repeticiones. Todos salimos ganando.

Proyectos en la nube

Otra ventaja clave de las soluciones basadas en la nube es la portabilidad.

Con fundadores tanto en Brisbane como en Perth, Incite Energy se creó desde cero para ser una empresa de ámbito australiano. Esto nos llevó a elegir servicios basados en la nube (como Dropbox) para el almacenamiento de nuestros documentos, lo que permite acceder a los archivos y sincronizarlos en todos nuestros dispositivos. Nuestros documentos se guardan de forma segura, fuera de las instalaciones y con copias de seguridad periódicas.

Operar en la nube también nos anima a prescindir del papel siempre que sea posible, lo que también ayuda al medio ambiente.

Podemos crear un documento en Perth y firmarlo electrónicamente tanto en Perth como en Brisbane en cuestión de minutos. Esto nos permite ofrecer a nuestros clientes un nivel de respuesta que no habría sido posible utilizando papel.

Nuestra decisión de adoptar los servicios en la nube fue en parte preferencia y en parte necesidad, pero ahora que lo hemos experimentado, ¡no lo haríamos de otra forma!

¿Ha encontrado un sistema de gestión de proyectos que funcione bien para su empresa? Háganoslo saber en la sección de comentarios.